Chartfields

圣何塞州立大学必须跟踪和报告每个财政年度的收入和支出 (七月至六月). 我们用加州州立大学的账户追踪这些货币交易 会计科目表，包括六个图表字段.

介绍

• What are chartfields?

  • 查菲尔德是允许大学报告其财务活动的系统代码 to the CSU Chancellor's Office.

    校园部门将使用以下图表字段来管理他们的预算，收入， 和费用:

    • 账户
    • 基金
    • 部门
    • 程序
    • Class
    • 项目

    
    这些代码将在下面详细讨论.

• How are chartfields used?

  • Required Chartfields

    大多数事务需要三个图表字段.

    • 账户 - 基金 - 部门ID

    
    这些必需的代码告诉我们交易的性质，资金来源是 使用过，以及它所属的部门.

    Optional Chartfields

    部门还可以使用可选的图表字段来跟踪唯一的活动，例如:

    • 程序 - Class - 项目

    
    这些可选代码允许校园为unique添加额外的报告级别 校园活动，如利记在线，利记关怀，建设项目等等 其他未包括在账户、基金、 and 部门ID.

• Where can I find chartfields?

  • 罚球

    当您处理金融交易时，您将在我们的罚球系统中看到图表字段。 比如申请单、报销单和转账单. 您可以在提交交易之前搜索适当的代码.

    慢性疲劳综合症

    当您运行报告或调和ProCard/GoCard时，您将在慢性疲劳综合症中看到图表字段 声明.

    慢性疲劳综合症 Data Warehouse

    慢性疲劳综合症数据仓库是一个报告系统，显示您的交易细节的基础上 on your chartfields. 这是了解部门财务状况的有力工具 活动.

• How can I request a new chartfield?

  • 校园可以在需要时请求新的图表字段

    • 帐户: Email FinanceConnect
    • 基金: Email FinanceConnect
    • 部门ID: 部门机构变更请求[DocuSign]
      
    • 计划: Chartfield Code Request [DocuSign]
      
    • 类: Chartfield Code Request [DocuSign]
      
    • 项目: Chartfield Code Request [DocuSign]
      

Chartfield代码

• 账户

  • 的 帐户代码 告诉我们交易是费用还是收入. It also identifies spending 分类，如工资、设备、差旅、办公用品、软件等.

    的 帐户代码 is six digits 长. 第一个数字告诉我们……的性质 the account activity:

    • 1:资产
    • 2:负债
    • 3 & 4:股票
    • 5:收入
    • 6:费用

    大多数部门都有各种各样的报销活动. An example of this is expense account 660003. 一些部门将收取税收. An example of this 收入账户是502804特别会议注册费吗.

    对于费用活动，我们鼓励您从我们的 账户 Definitions 页面. 使用准确的账户代码将帮助你更好地了解你的财务活动.

• 基金

  • 的 基金代码 告诉我们资金来源，如国家支持，捐赠奖学金，或机票 销售. 的 基金代码 is five digits 长. 一些基金全年都有收入，而其他基金则会收到 每一财政年度的预算拨款.

    请记住，每个资助类别都有自己的一套目的规则， 什么是可以购买/支付的，以及可以收取的收益类型.

    For more information, see 基金类型. 

• 部门ID

  • 的 department id code (或DeptID)标识具有财务活动的部门或单位. 部门 包括学术、行政和学生服务.  的 Dept ID is four digits 长.

• 程序
  • 的 程序代码 用于定义需要跟踪报告的正在进行的一般活动 purposes or campus policy. 这方面的一个例子是识别一个学期的程序代码: 100 fall and 103 summer.  程序代码是三位数长.
• Class
  • 的 类代码 允许我们跟踪任何特殊的成本报告需要校园部门或其他组织 单元可能有其他图表字段不满足的条件.  的 类代码 is four to five digits 长.
• 项目
  • 的 项目代码 用于识别具有严格开始和结束日期的活动，例如建设 项目. 它还用于识别应该自动处理的费用交易 invoiced to auxiliary organizations; this is known as 成本回收. 项目代码有5到11个字母数字字符.

How to use a Chartfield

• Example 1 Office Supplies

  • 社会科学学院正在为他们的复印机购买打印纸. 为代价 是按660003 - 70000 - 1124收费吗.

    的y are going to use:

    • 帐户660003用品和事务
    • 基金 70000 CSU Operating 基金
    • 社会科学院1124系
• Example 2 Construction 项目

  • 设施部门正在采购与斯巴达体育场翻新有关的用品. 的 费用将记至660916 - 70000 - 1172 - 10025.

    他们将使用:

    • 帐户660916建筑物维护和修理
    • 基金 70000 CSU Operating 基金
    • Dept ID 1172 Facilities Development & 运维
    • 项目10025斯巴达体育场照明工程 
• Example 3 教师 Research

  • 某教员想购买专门的设备以支持他们的研究. 他们的费用 will be charged to: 
    619001 – 70031 – 1607 – A1867 – R04. 

    他们将使用:

    • 帐户619001非教学设备
    • 基金70031研究奖学金及创意活动
    • Dept ID 1607 Biomedical 工程
    • A1867级博士. 陈
    • 程序 R04 RSCA Seed Grant
• Example 4 Course Fee Revenue

  • 的 College of Health & 人文科学为他们提供了特别的会议课程 理学硕士，护理，集中在家庭护士执业计划.  的 收取的注册费将邮寄到502804 - 48110 - 1118 - 100.

    他们将使用:

    • 帐目502804税区特别会议
    • 基金 48110 PaCE Health & 人文科学
    • Dept ID 1118 Nursing
    • 程序 100 Fall